Peran Komunikasi dalam Organisasi (TOU)

Peran Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi adalah salah satu kata yang tidak asing lagi kita dengar dalam kehidupan. Bahkan manfaat dan dampaknya pun sangat dapat kita lihat dan rasakan. Pada hakikatnya dalam menjalani sebuah proses kehidupan, peran komunikasi sangatlah penting, hal tersebut di karenakan bahwa tanpa adanya komunikasi semua makhluk hidup tidak dapat dengan mudah dalam mempertahankan kehidupannya. Komunikasi dapat membantu proses saling membutuhkan antar sesama, khususnya manusia sebagai makhluk yang dikarunai akal dan budi oleh Yang Maha Kuasa. Begitu pun juga dengan hewan, pasti melakukan proses berkomunikasi dengan sejenisnya, hal itu penting dalam melaksanakan aktivitasnya.

I.                   Pengertian dan Arti Penting Komunikasi

a.      Pengertian komunikasi

Secara etimology (bahasa), komunikasi beraasal dari bahasa inggris “communication” yang mempunyai akar kata dari bahasa latin “comucare” (Weeklay 1967 : 338) yang memiliki 3 kemungkinan arti yaitu :

1.      “to make common“ atau membuat sesuatu menjadi umum.

2.      “cum + munus” berarti saling memberi sesuatu sebagai hadiah.

3.      “cum + munire“ yaitu membangun pertahanan bersama.

Begitu banyak definidi yang kita peroleh mengenai komunikasi misalnya di dalam “oxpord dictionary” yang di tulis pada tahun 1989 terdapat 12 definisi komunikasi. Dari sekian banyak nya definisi, ada beberapa definisi mengenai komunikasi, diantaranya :

1.      Komunikasi sebagai informasi yang disampaikan dari satu tempat ke tempat yang lain.

2.      Komunikasi meliputi semua prosedur dari pemikiran seseorang yang dapat mempengaruhi orang lain.

3.      Komunikasi adalah proses pertukaran informasi yang biasanya melalui sistem simbol yang berlaku umum.

4.      Komunikasi adalah “proses” atau “tindakan” dalam penyampaian pesan dari pengirim (sender) ke penerima (receiver), melalui medium (channel) yang biasanya mengalami suatu gangguan (noise). Sehingga dalam hal ini komunikasi haruslah bersifat intentional (disengaja) serta membawa perubahan.

b.      Arti Penting Komunikasi

Di dalam dinamika kehidupan yang semakin kompleks (dunia bisnis dan politik misalnya), biasanya sering kali menghadirkan konflik yang terjadi, sehingga memungkinkan munculnya penanganan yang cepat dan tepat. Disinilah kita dapat melihat peran komunikasi maupun teknologi komunikasi  yang sangat di perlukan.

Manusia dan lingkungannya memiliki ketergantungan(interdependency), sama halnya juga dengan manusia terhadap komunikasi. Akan tetapi arti penting komunikasi bukan hanya sekedar di hubungkan dengan apa yang kita tulis atau apa yang kita katakan, tetapi lebih di hubungkan dengan bagaimana cara kita menyampaikan pesan yang ingin di sampaikan kepada si penerima pesan (Steven Covey). Maka dari itu dalam menyampaikan komunikasi dengan atau tanpa sebuah media, diperlukan proses yang tepat dan efektif sehingga pesan yang ingin di sampaikan dapat tersampaikan dengan baik (tidak kurang ataupun lebih), sehingga disinilah kita dapat melihat arti penting dari komunikasi itu. Bahkan menurut Covey, komunikasi merupakan salah satu bentuk keterampilan yang sangat penting, dikarenakan banyak jam yang kita habiskan disaat kita bangun dan sadar pun kita melakukan komunikasi. Sama halnya dengan bernafas, setiap hari bahkan setiap jam dan setia detik  kita harus bernafas, hal tersebut terjadi dengan tanpa direncanakan dengan kesadaran kita. Begitu pula lah dengan komunikasi. kita anggap sebagai hal yang otomatis terjadi begitu saja,sehingga kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya.

II.                Jenis dan Proses Dalam Komunikasi

a.      Jenis Komunikasi

Komunikasi memiliki beberapa jenis, hal ini dikarenakan dalam penggunaan komunikasi harus di sesuaikan dengan keadaan ataupun dengan siapa kita berkomunikasi. Oleh karena itu, komunikasi dibagi menjadi beberapa jenis diantaranya :

-          Komunikasi Intrapribadi

Sadar atau tidak, seringkali kita berkomunikasi dengan diri sendiri misalnya berfikir. Komunikasi seperti inilah yang disebut dengan komunikasi Intrapribadi. Yaitu komunikasi yang terjadi di dalam diri seseorang. Komunikasi ini bisa juga mengeluarkan suara, misalnya sedang berangan-angan atau berandai-andai yang bersuara.

-          Komunikasi Antarpribadi

Komunikasi antarpribadi adalah komunikasi yang terjadi dengan adanya tatap muka antara dua orang yang berbeda, dimana di dalam komunikasi ini memungkinkan munculnya respon baik secara verbal maupun respon yang non verbal yang terjadi secara langsung. Komunikasi yang seperti ini sama artinya dengan diadik komunikasi (dyadic communication), contohnya komunikasi antara suami-istri, guru-murid, dan sebagainya. Ciri dari komunikasi ini adalah komunikasi terjadi dalam jarak yang dekat, serta pesan dikirim dan diterima secara langsung dan simultan.

-          Komunikasi Kelompok (Kecil)

Komunikasi ini dilakukan oleh sebagian orang atau sekelompok kecil orang. Adapun kelompok adalah sekumpulan orang-orang yang berkumpul, bekerja sama, berinteraksi satu dengan yang lain untuk mencapai tujuan bersama, serta saling mengenal dan mengakui bahwa tiap-tiap orang merupakan bagian dari kelompok itu. Di dalam komunikasi kelompok ini, berlaku pula komunikasi antarpribadi. 

-          Komunikasi Publik

Komunikasi itu memiliki ruang lingkup yang lebih luas. Artinya bahwa komunikasi ini dilakukan oleh seseorang (pembicara) yang tentunya memiliki pesan yang ingin disampaikan didepan umum atau terhadap banyak orang (khalayak) meskipun pembicara tersebut tidak mengenali penerima / khalayak itu satu-persatu. Komunikasi ini biasanya lebih formalitas, mengharuskan atau menuntut persiapan pesan yang cermat dan teliti agar dapat tersampaikan dengan baik dan jelas kepada banyak orang, cenderung lebih pasif, dan biasanya terjadi di tempat umum.

-          Komunikasi Organisasi

Komunikasi ini memiliki ruang lingkup yang lebih luas dari komunikasi kelompok. Komunikasi jenis ini terjadi di dalam sebuh organisasi yang bersifat formal maupun informal. Di dalam pelaksanaannya melibatkan komunikasi antarpribadi, komunikasi diadik, komunikasi public tergantung dengan kebutuhannya.

-          Komunikasi Massa

Komunikasi ini melibatkan media dalam pelaksanaan komunikasi, atau penyampaian pesannya. Misalnya menggunakan media cetak atau elektronik yang di ambil alih oleh sebuah lembaga tertentu, untuk penyampaian kepada orang banyak yang tersebar secara umum, cepat, serentak dan selintas. 

b.      Proses Komunikasi

Dalam melakukan setiap tindakan untuk mencapai tujuan, kita diharuskan melewati proses-proses tertentu yang telah disediakan (atau dengan kata lain, ada step by stepnya), begitupun dengan berkomunikasi. Pada dasarnya proses komunikasi memiliki arti yaitu bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Dengan tujuan komunikasi tersebut dapat terlaksana dengan baik, tepat, dan cermat. Adapun proses-proses yang harus di lewati dalam berkomunikasi yaitu penginterprestasian, penyandian, pengiriman, perjalanan, penerimaan, penyandian balik, dan penginterprestasian.

III.             Komunikasi Efektif

Apa yang maksud dengan ‘komunikas efektif’ ? Berkomunikasi efektif adalah ketika komunikator dan komunikan yang saling berkomunikasi memiliki pengertian yang sama mengenai permasalahan atau pesan yang ingin di bicarakan. Sedangkan menurut Jalaludin dalam buku Psikologi Komunikasi, komunikasi yang efektif adalah ditandai dengan adanya pengertian, dapat menimbulkan kesenangan,  mempengaruhi sikap,  meningkatkan hubungan sosial yang baik, dan pada akhirnya menimbulkan suatu tindakan. Agar suatu komunikasi dapat berjalan dengan seefektif mungkin, perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

1.      Menciptakan suasana yang menguntungkan.

2.      Menggunakan tata bahasa yang baik dan benar sehingga mudah dipahami dan dimengerti, hal ini harus di perhatikan untuk menghindari adanya kesalahpahaman yang mungkin terjadi saat proses komunikasi sedang berlangsung.

3.      Pesan yang di sampaikan memiliki nilai yang unik sehingga menarik minat dari komunikan (pendengar) untuk menerima pesan yang ada.

4.      Pesan memberikan nilai keuntungan di pihak komunikan.

5.      Pesan yang disampaikan dapat menumbuhkan penghargaan atau reward bagi pihak komunikan.

Komunikasi efektif dapat terjadi melalui atau dengan didukung oleh aktivitas role-playing, diskusi, aktivitas kelompok kecil dan materi-materi pengajaran yang relevan (Johnson, Sutton dan Harris (2001: 81)). Menurut Thomas Leech dalam bukunya “Say it like Shakespeare”, Leech menambahkan  bahwa untuk membangun komunikasi yang efektif, setidaknya kita harus menguasai empat keterampilan dasar dalam komunikasi, yaitu  membaca - menulis (bahasa tulisan) dan mendengar - berbicara (bahasa lisan). Dalam menciptakan komunikasi yang efektif, beberapa hal yang harus dihindari adalah menganalisa, menyalahkan, menghakimi, menasehati, dan mengintrogasi.

Pada hakikatnya, komunikasi sangat berkaitan erat dengan keberhasilan di dalam organisasi. Dengan memperbaiki komunikasi berarti kita juga memperbaiki organisasi. Pandangan tersebut menyarankan hal-hal diantaranya adalah bahwa “komunikasi adalah satu dari unsur-unsur berdiri dan bertahannya sebuah organisasi”. Sehingga dapat disimpulkan bahwa tujuan utama dalam memperlajari komunikasi yang baik adalah untuk memperbaiki organisasi. Namun faktanya ketika memperbaiki organisasi berarti memperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan manajemen. Dengan begitu, mempelajari komunikasi juga berarti bahwa kita belajar untuk menjadi manajer yang lebih baik. Sebagian penulis berpendapat bahwa manajemen adalah “komunikasi” (D. Aprix, 1982).

IV.              Implikasi Manajerial

Implikasi manajerial adalah bagaimana meningkatkan produktifitas dengan cara meningkatkan kapasitas, kualitas, efisiensi dan efektivitas dari sumber daya yang ada. Komunikasi yang baik dapat memelihara dan mengkontruksikan sebuah organisasi,  dengan begitu para manajer di dalam organisasi atau perusahaan harus menetapkan sebuah pendekatan yang efektif dan efisien di dalam mempertahankan organisasi atau perusahaan yang di pimpinnya. Termasuk di dalam menjaga komunikasi antar sesama anggota perusahaan atau di luar perusahaan.  Misalnya menjaga komunikasi dengan partner atau rekan kerja/bisnis perusahaan,  baik di dalam atau di luar negeri. Dengan begitu implikasi yang dapat dirasakan oleh para pihak manajer adalah bagaimana mereka bisa mengembangkan produk  yang  diproduksi di negara lain, dengan baik dengan cara memanfaatkan sumber daya alam dan manusia yang ada pada negara tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Pareek Udai, Perilaku Keorganisasian, Penerbit : PT. Pustaka Binaman Pressindo, Anggota Ikapi, Jl.menteng Raya 9, Jakarta Pusat. 1996.

Mufid Muhammad, M.Si. Komunikasi dan Regulasi Penyiaran, Penerbit : Prenada Media, Kencana, Jakarta. 2005.

Wayne. Komunikasi Organisasi. Penerbit : PT. Remaja Rosdakarya. Bandung. 1998.

Muharitasks.wordpress.com

Edoparnando27.wordpress.com